Eerste stappen
Drie dingen om te beginnen: aandelen controleren, de boot aanvullen, de boekingen van het seizoen invoeren. De rest volgt vanzelf.
Elke groep heeft precies één beheerder — degene die het logboek bijhoudt. Die kent aandelen toe en stelt de afrekening vast. Al het andere mogen alle mede-eigenaren: boeken, kosten invoeren en besluiten in stemming brengen.
Rechtsboven wissel je van taal — elf om uit te kiezen, en de keuze blijft bewaard. Elke mail gaat uit in de taal van de ontvanger, niet van de afzender.
Alles wat met geld te maken heeft is na te gaan: elke wijziging van een bedrag staat in de geschiedenis, met naam en tijd. Dat is geen wantrouwen, maar wat een groep jaren later nog moet kunnen beantwoorden.
Leden en aandelen
Aandelen staan in promille, niet in procent: zo gaan derden op. Samen horen ze 1000 ‰ te zijn; dat wordt niet afgedwongen, want een groep in opbouw heeft soms 800. Het verschil staat bovenaan, elke keer.
Uittreden wist niets, het krijgt een einddatum. Alleen zo klopt de afrekening van het jaar waarin iemand er nog bij was — ook jaren later.
Het adres is geen formaliteit: een omslag wordt gefactureerd, en een factuur zonder adres is er geen. En als er iets is op de steiger, heb je een telefoonnummer nodig, geen e-mailadres.
De boot
Hier staan de gegevens van de boot: model, bouwjaar, thuishaven, registratie, MMSI, roepnaam. Het zijn dezelfde als in het logboek — wat hier ontbreekt, ontbreekt daar ook.
Bij thuishaven hoort alleen de plaats — geen steiger en geen ligplaatsnummer. Alleen dan staat de speld goed op de thuishavenkaart van het portaal. Tijdens het typen verschijnen suggesties.
De foto staat bovenaan bij de gegevens. Ligt er een in Kielwasser, dan haalt de synchronisatie hem op; je eigen foto wordt nooit overschreven. Het bestand staat buiten de webmap en is alleen via de ingelogde pagina bereikbaar.
Agenda en boekingen
Je boekt nachten, geen dagen: de vertrekdag blijft vrij zodat de volgende diezelfde dag kan overnemen. Sleep in het raster en boek — of gebruik het formulier erboven voor periodes over de maandgrens.
Elk lid heeft een eigen kleur, en de soort staat ernaast: ⛵ tocht, 🔧 onderhoud, ⛔ geblokkeerd. In één oogopslag zie je wie wanneer vaart — en wat geen tocht is.
Onder het raster staat hoeveel nachten ieder naar aandeel toekomen, hoeveel gebruikt zijn en wat er over is. Dat is informatie, geen slagboom: wie erboven zit wordt niet tegengehouden — maar iedereen ziet het.
Je boekingen kunnen in je eigen agenda — Apple, Outlook, Google. “Abonneren” blijft vanzelf actueel; een gedownload bestand niet. Het adres toont alleen boekingen, geen kosten en geen adressen, en kan altijd worden ingetrokken.
Feestdagen zet je per land aan bij Instellingen, in Duitsland ook per deelstaat. Meerdere landen kan — een groep komt niet altijd uit één land. Het gaat niet om de feestdag zelf, maar om het lange weekend waarover ruzie ontstaat.
Voor sommige weken — meestal de vakanties — kan de mede-eigendom bepalen dat er niet direct wordt geboekt: de beheerder stelt deze toewijzingsperiodes in bij Instellingen, per jaar. Wie dan wil varen dient een wens in; de beheerder keurt die apart goed of verdeelt de hele ronde in één keer. In de agenda zijn zulke dagen gearceerd, in de app hebben ze een stippelrand.
Terugkerende boekingen maak je als serie: een periode, een ritme (“om de twee weken”) en een einddatum. Data die op een bestaande boeking of een toewijzingsperiode vallen, worden overgeslagen — de terugkoppeling zegt hoeveel er stonden en hoeveel niet. Elke datum is daarna een gewone boeking en kan apart worden afgezegd.
Kosten en bonnen
Elke post krijgt een bon — gefotografeerd waar hij ontstaat. Dan hoeft niemand ze in het voorjaar te verzamelen, en bij vragen zit de factuur bij de regel in plaats van in een ordner.
Betaald door bepaalt wie aan het eind van het jaar geld terugkrijgt. “Gezamenlijke rekening” betekent: uit de gezamenlijke kas, niemand heeft voorgeschoten.
De verdeling geldt per post: ligplaats naar aandelen, diesel naar nachten, zelf veroorzaakte schade alleen. Ontbreekt de sleutel (verbruik zonder geboekte nachten), dan valt de post terug op de aandelen — en dat staat in de afrekening in plaats van stilletjes te gebeuren.
Loopt een prestatie over de jaarwisseling — een polis van 1 april tot 31 maart — vul dan de prestatieperiode in. Het bedrag wordt dag voor dag over beide jaren verdeeld, zodat één jaar niet vijftien maanden verzekering draagt terwijl een latere deelnemer er geen draagt.
De kas
De afrekening zegt wie aan het eind van het jaar wie wat schuldig is. De kas zegt of er nu geld is — en in het voorjaar, als de ligplaats vervalt, is dat de dringender vraag.
De stand wordt berekend, niet opgeslagen: beginstand + inleg − alles wat uit de gezamenlijke kas is betaald. Wat iemand privé heeft voorgeschoten staat in de afrekening, niet in de kas.
Wie de kas beheert, wordt in de instellingen aangewezen en mag inleg vastleggen. Vaak is dat niet dezelfde die het logboek bijhoudt — en juist die scheiding maakt een gezamenlijke kas draaglijk. Is niemand aangewezen, dan beheert de beheerder hem.
Jaarafrekening
Drie getallen per persoon: Verschuldigd is het aandeel in de kosten, Voorgeschoten wat diegene heeft voorgeschoten, Saldo het verschil. Positief: krijgt terug. Negatief: betaalt bij.
Er wordt verdeeld naar de stand op de dag van de post, niet die van vandaag: wie in september een aandeel bijkoopt, draagt niet met terugwerkende kracht meer van de verzekering van januari.
Er wordt niet afgerond: de resterende centen gaan naar de grootste resten, zodat de som precies klopt. Over de jaren stapelt zich niets onverklaarbaars op.
Vaststellen bevriest het jaar: de posten zijn daarna niet meer te wijzigen en de cijfers blijven zoals besloten — ook als iemand later uitstapt. Zolang een post niet verdeeld kan worden, wordt er niets vastgesteld.
Besluiten
De meerderheid telt tegen alle stemgerechtigden, niet tegen de uitgebrachte stemmen. Niet stemmen werkt dus als een tegenstem. Dat is de strengere lezing, en de eerlijkere: anders zou een besluit over € 60.000 doorgaan met één ja terwijl de anderen op vakantie zijn.
De grondslag is het aandeel of het hoofd — meestal het aandeel in een gemeenschap naar aandelen, het hoofd in een vennootschap. De meerderheid is gewoon, twee derde of unaniem. Beide staan per besluit, want niet elk besluit vraagt dezelfde drempel.
Een onderwerp kan meerdere stappen hebben: eerst het principe (“we kopen een nieuwe genua, zo’n € 2.000”), daarna de keuze tussen de offertes. De vervolgstap hangt aan het onderwerp, maar heeft een eigen meerderheid en termijn — over € 2.000 beslis je anders dan over welke zeilmaker.
Bij een keuze tussen offertes gaat elke stem naar precies één. De offerte met het grootste gewicht wordt aangenomen, mits die de drempel haalt. Haalt geen enkele die, dan is er niets besloten — niet “de beste wint”. Een offerte toevoegen kan alleen zolang niemand heeft gestemd.
Bij elk besluit hoort wie het uitvoert. Een aangenomen besluit zonder naam is een intentieverklaring: “we kopen de nieuwe genua” staat in de notulen, en in mei ligt hij er niet omdat iedereen dacht dat de ander het deed. Een als aanschaf gemarkeerd besluit gaat na uitvoering de inventaris in.
Eigen werk
Uren worden vastgelegd en getoond — eerst zonder geldwaarde. Ieder voert zijn eigen uren in; de beheerder mag dat ook voor anderen. Uren die een derde voor mij invoert, zijn een bewering over mijn tijd.
Pas met een besloten uurtarief worden het euro’s. Er is bewust geen veld voor bij Instellingen: wie het daar kon zetten, kon met terugwerkende kracht andermans geld herverdelen — en juist dat voorkomt de stemming.
Het tarief kan per persoon worden besloten: vier uur elektra is niet hetzelfde als vier uur schuren. Een persoonlijk tarief gaat vóór het algemene. Elke invoer wordt gewaardeerd tegen het tarief dat gold op de dag van het werk — een later besluit verandert nooit het verleden.
Inventaris
Hier staat wat de groep bezit: reddingsvesten, het tweede anker, reserveonderdelen — geen proviand. Elk stuk heeft een aanschafdatum en prijs; de leeftijd volgt daaruit. Wie uitstapt, verkoopt een aandeel in een boot MET uitrusting.
Wat aan boord is en waar het ligt, komt uit Kielwasser en de app — daar wordt het onderhouden, in de haven, met de kist in de hand. Wat hier bijkomt (prijs, datum, keuring) kent de app niet en blijft ongemoeid.
Een keuringsdatum — reddingsvlot, brandblusser, vesten — meldt zich 60 dagen van tevoren bovenaan de pagina. Daarom kijk je hier voor je afvaart.
Documenten
Verzekeringspolis, ligplaatscontract, de overeenkomst. De vervaldatum is de eigenlijke reden voor deze pagina: die meldt op tijd wat vernieuwd moet worden. De bestanden staan buiten de webmap en zijn alleen via jullie toegang bereikbaar — niet via een door te sturen link.
Verlopen stukken worden niet gewist; ze gaan naar het archief, gesorteerd per jaar. Een polis uit 2024 bewijst dat de boot dat jaar verzekerd was — en dat is precies wat jaren later wordt gevraagd.
Kielwasser en de app
Twee namen komen hier steeds terug. kielwasser.blog is ons portaal voor zeilers; daar heeft elke boot zijn logboek — een eigen pagina met scheepsgegevens, bemanning en tochten. Rubberduck is onze app voor de telefoon, het logboek aan boord. Ze horen bij elkaar: de app schrijft, het logboek bewaart. Wat de app kan, staat hier.
Het logboek op kielwasser.blog is een voorwaarde, geen accessoire: daarvandaan komen boot, bemanning en boekingen in de app. Zonder logboek werkt de website gewoon — de app blijft leeg.
Bij de synchronisatie is Kielwasser de bron en MitReeder spiegelt. Alleen gaten worden gevuld — je eigen invoer blijft staan, tenzij je uitdrukkelijk anders aangeeft. Scheepsdocumenten gaan mee; bemanningspapieren niet — die horen bij de persoon, niet bij de boot.
Na de aankoop wordt het logboek als MitReeder-logboek gemarkeerd. Daar hangt de app-route aan: eigenaren en mede-eigenaren zonder gekoppelde app krijgen de uitnodiging en na het koppelen automatisch de voucher voor permanent gebruik. De markering kan alleen van hieruit worden gezet — een logboekeigenaar kan hem zichzelf niet geven.
In de app vind je de mede-eigendom onder “Meer → MitReeder”: bezettingsplan, besluiten, kosten met bon via de camera, werkuren en de documenten. Wat per e-mail komt — een boeking, een stemming, een aflopende verzekering — komt ook als melding op de telefoon en blijft daar 90 dagen onder “Berichten” staan; één tik brengt je direct in het onderdeel. De bemanning ziet het niet.
Abonnement, facturen, gegevens
Het abonnement geldt per boot, niet per persoon: € 149 per jaar, onbeperkt aantal leden. De eigenaar betaalt voor iedereen. Facturen, betaalmiddelen en opzegging beheer je zelf via het abonnementsportaal bij Instellingen.
Bij Instellingen download je altijd een archief: alle tabellen als CSV, plus bonnen, documenten en de bootfoto. Dat zijn jullie gegevens, niet de onze — en daarom vernietigt opzeggen niets.
Een tweede groep maak je niet hierbinnen aan, maar via de gewone weg op /anlegen/: een groep ontstaat door de betaling, en een tweede route eromheen zou precies het gat zijn dat die volgorde moet voorkomen.
Mist er iets?
Schrijf naar ahoi@rubberduck-software.com. Een vraag die deze pagina niet beantwoordt, is een fout van de pagina — niet van jou.